L’Asset Management (Giannotti, 2006) rappresenta la gestione di tutte le attività strategiche.

Queste attività riguardano nello specifico: la gestione del portafoglio, la selezione degli investimenti e delle proprietà da dismettere, la pianificazione degli investimenti, la gestione dei progetti di sviluppo immobiliare, l’analisi di mercato, l’analisi di benchmarking, le attività di dismissione.

Il Property Management (a) Tronconi, 2007), è il complesso delle attività economiche-gestionali ed amministrative finalizzate al presidio ed alla ottimizzazione della redditività di un patrimonio immobiliare.

In particolare le attività economiche e amministrative riguarderanno: la gestione e amministrazione dei flussi economici (canoni, costi del personale, costi energetici, ecc.), la gestione e l’amministrazione del personale che interviene nel processo di gestione immobiliare, lo svolgimento di tutte le attività autorizzative, amministrative, fiscali proprie di un bene immobiliare e la realizzazione e la gestione dell’archivio della proprietà: documenti e dati amministrativi, autorizzativi e tecnici aggiornati.

Il Facility Management (Ciaramella et al., 2006) rappresenta, infine, il complesso di tutte le attività indispensabili per gestire la piena funzionalità di un edificio e/o patrimonio immobiliare e per risolvere insorgenze problematiche impreviste ed imprevedibili.

Rientrano nell’ambito del Facility Management: il controllo, la pianificazione e il coordinamento degli interventi manutentivi, nella gestione degli spazi e degli arredi in funzione delle modificazioni del lay-out interno, la definizione dei piani di sicurezza, sia per quanto riguarda la safety che la security, e la sicurezza sul posto di lavoro (L. 626), la selezione dei fornitori esterni per l’espletamento di servizi di supporto necessari al processo di gestione immobiliare (move in, esecuzione dei lavori manutentivi, servizi di pulizia, reception, ecc.), la gestione di tutte le attività manutentive, ordinarie (a guasto o programmate) e straordinarie e, infine, la gestione delle attività progettuali e di direzione lavori per l’espletamento delle procedure concessorie necessarie per la realizzazione delle attività di manutenzione straordinaria.

paQuesto processo avviene attraverso un graduale adeguamento/sviluppo dell’organizzazione preposta alla gestione immobiliare.

Tale adeguamento ha valenze culturali, organizzative, tecnologiche e amministrativo-contabili.

Questo processo costituisce un vero e proprio reengineering organizzativo che deve essere progettato, partendo dalla realtà aziendale dell’investitore in rapporto ai suoi obiettivi strategici nell’ambito della gestione dei propri edifici strumentali e del patrimonio immobiliare a reddito.

I servizi di gestione immobiliare (di qualunque tipo essi siano) devono essere strategicamente organizzati sulla base di precise priorità, le stesse che caratterizzano l’azione e gli orientamenti dell’investitore.

Questo complesso di attività schematicamente illustrato nella fig. 3 si articola su diversi livelli fra loro fortemente interconnessi.

Il primo livello è rappresentato dai “Servizi professionali”, ovvero la capacità, sulla base di un significativo e non improvvisato know how, di porre in essere servizi fiduciari mirati in rapporto alle esigenze/obiettivi del cliente. Rientrano in questo livello di attività l’analisi delle caratteristiche tecniche e funzionali di un edificio/patrimonio in funzione del suo adeguamento alle nuove necessità del mercato e agli sviluppi normativi, l’organizzazione di tutta la documentazione amministrativa del patrimonio: titoli di proprietà, documentazione urbanistica e tecnica, la progettualità urbanistica, economica e tecnica in rapporto a ipotesi di valorizzazione di un immobile (cambio di destinazione d’uso, interventi di ristrutturazione e riqualificazione, ecc.) e/o necessità di adeguamenti richiesti dall’organizzazione locataria, oppure imposti da sviluppi normativi, la capacità di gestire attività fiduciarie, la capacità di programmazione e gestione di attività di manutenzione straordinaria edile e impiantistica e di sistemi informatici di controllo (sicurezza, sistemi di controllo degli impianti, reti telematiche, ecc.).

Nel secondo livello rientra l’”Amministrazione immobiliare”, intesa come gestione dei contratti di locazione in essere e di tutte le scadenze ad essi connesse, il rinnovo e/o la rinegoziazione dei contratti di locazione secondo le modalità preventivamente concordate con la proprietà, e infine la gestione della piccola manutenzione ripartiva (o ordinaria) per mantenere in condizioni adeguate gli immobili e della manutenzione a richiesta (o straordinaria).

Infine,l’ultimo livello è rappresentato dalle “Attività di consulenza strategica” il cui scopo è definire quali edifici dismettere, cosa acquistare, quali sono le tipologie edilizie che in futuro daranno maggior reddito; in sintesi, quali strategie sviluppare per valorizzare il capitale immobiliare.